E-Mails sind viel mehr als nur ein kostengünstiger und schneller Informationsweg: Sie enthalten oft wichtige Informationen zu anderen Vorgängen und Geschäftsprozessen. Mit dem ELO E-Mail-Management lassen sich diese Informationen verknüpfen. Integrieren Sie deshalb die E-Mails in die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens.
ELO bietet alle notwendigen Funktionen für ein zeitgemäßes E-Mail-Lifecycle-Management (ELM), egal ob einfache E-Mail-Archivierung oder umfassendes E-Mail-Prozessmanagement. Damit gestalten Sie die Verwaltung und den Umgang mit E-Mails ganzheitlich und zukunftssicher.
Von der Entstehung bzw. dem Eingang bis zur Löschung werden alle E-Mails verarbeitet, archiviert und verwaltet. Prozessbedingte Zusammenhänge und gesetzliche Vorgaben werden dabei stets berücksichtigt. Dadurch bleiben die Geschäftsabläufe sicher und transparent.
Die zentrale Verwaltung der E-Mails innerhalb der ELO ECM Suite senkt Kosten und
schont Ressourcen. Eine extrem leistungsfähige Suchfunktion lässt Sie E-Mails per Mausklick wiederfinden und spart dadurch wertvolle Zeit. Vollziehen Sie für den Gesamtprozess relevante Inhalte einfach nach, treffen Sie gezielte Entscheidungen – und sichern Sie sich letztlich einen echten Wettbewerbsvorteil.
Nahtlose Einbindung in Exchange, Notes und Co.
ELO bietet für alle namhaften E-Mail-Systeme und Mailserverumgebungen – wie zum Beispiel Microsoft Exchange oder IBM Notes – eine leistungsfähige Integration an. Sie wählen dabei aus zwei Archivierungsstrategien: Entweder manuelle clientbasierte Archivablage oder automatische serverbasierte E-Mail-Archivierung.
ELO E-Mail-Management beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse
Zusätzlich zur rechtskonformen Archivierung ist ein großer Vorteil einer E-Mail-Management-Lösung die Fähigkeit, E-Mails vorgangsbezogen den richtigen Geschäftsprozessen zuzuweisen. So können Sie beispielsweise Kunden- oder Projektanfragen direkt in den richtigen Ordner ablegen und einen per Workflow definierten Arbeitsprozess anstoßen. (Link auf Workflows?)
Ob automatisiert über einen Serverprozess oder individuell über den ELOxc Client for Microsoft Outlook: Das Ergebnis ist eine für das Unternehmen und die Mitarbeiter sichere und schnelle Abwicklung der Geschäftsvorfälle.
ELO E-Mail-Management: Fit in GOBD und DSGVO
E-Mails müssen als Geschäftsbrief vorgangsbezogen über vorgeschriebene Aufbewahrungszeiträume hinweg archiviert werden. Damit halten Sie die rechtlichen Anforderungen (GOBD, HGB, AO usw.) ein, haben aber auch nach Jahren noch – sei es bei einer Steuerprüfung oder einer gerichtlichen Auseinandersetzung – den kompletten Schriftverkehr für einen lückenlosen Nachweis verfügbar. Die automatisierte, regel- und serverbasierte E-Mail-Archivierung des ELOxc schafft mit Leichtigkeit, wo bisher erheblicher manueller Arbeits- und Zeitaufwand nötig war. Bestimmen Sie über frei konfigurierbare Aktionsbäume, wie geschäftliche E-Mails automatisch archiviert werden sollen.
ELO E-Mail-Management: Ihre Vorteile auf einen Blick
- E-Mails automatisch oder manuell archivieren
- Skalierbar und ausbaufähig bei wachsender Anforderung
- Die Performance der E-Mail-Server erhöhen
- Geringer Administrationsaufwand
- Übergabe an den entsprechenden Geschäftsprozess (Prozesssteuerung)
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Speicherkosten reduzieren
- Schnelles Finden der E-Mails
- Geschäftsprozessbezogene Archivierung
- Zugriff auf archivierte E-Mails über die Anwenderoberfläche der E-Mail-Systeme
- Offline-Verfügbarkeit für mobile Anwender
- Unterstützt Deduplizierung
- Automatische Erkennung und Prüfung digitaler Signatur
- Intelligente Inhaltsprüfung
- E-Mail-Volumen im Griff
ELO E-Mail-Management [PDF ~1.3MB]