Digitale Personalakte mit ELO HR Personnel File

Mit der digitalen Personalakte von ELO verwalten und steuern Sie Personaldaten sicher und transparent.

Die digitale Personalakte von ELO unterstützt Sie beim Aufbau einer elektronischen Personalakte und vereint sämtliche Dokumente formatunabhängig an einem zentralen Ort. Mit ELO HR Personnel File erfassen Sie außerdem nicht nur Personaldaten, Sie können auch Prozesse initiieren und Termine steuern. Ein Berechtigungssystem sowie Verschlüsselungstechnologien sorgen für die Einhaltung von Datenschutz und gesetzlichen Vorgaben.

Optimieren Sie Ihre Personalarbeit

• Legen Sie Stammdaten einfach an und initiieren Sie Prozesse beim Eintritt oder Austritt von Mitarbeitern
• Arbeiten Sie mit Checklisten und behalten Sie jederzeit den Überblick
• Die digitale Personalakte unterstützt nachhaltig die Einhaltung der DSGVO und anderer Richtlinien
• Verpassen Sie keine Fristen und Termine dank automatisierter Benachrichtigungen

ELO HR Personnel File: Ein Blick in das Programm

1. Das ELO Personalmanagement-Cockpit 
   Behalten Sie jederzeit den Überblick über Status und Fristen zu den Personalakten Ihrer Mitarbeiter:

• Listen Sie Stammdaten und personalrelevante Termine Ihrer Mitarbeiter auf
• Nutzen Sie Filtermöglichkeiten zu erwarteten, angestellten, inaktiven und ausgeschiedenen Mitarbeitern
• Steuern Sie den Zugriff auf Teams und Mitarbeiterdaten durch Berechtigungen
• Behalten Sie alle Fristen im Überblick und markieren Sie diese farblich
• Erstellen Sie ganz einfach statistische Auswertungen

2. Das Organigramm
   Bilden Sie Ihre Organisationsstruktur mit Hilfe von Organigrammen in beliebiger hierarchischer Tiefe ab:

• Behalten Sie den Überblick über die personelle Struktur Ihres Unternehmens
• Definieren Sie verschiedene hierarchische Stufen: Organisationen, Bereiche, Abteilungen und Teams
• Übernehmen Sie die jeweilige Position in eine Personalakte
• Definieren Sie Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
• Bilden Sie Teilstrukturen ab und steuern Sie diese mit Zugriffsrechten

3. Akteneinsicht: Der Ablauf
   1. Ein Abteilungsleiter oder Mitarbeiter beantragt über ein Formular Akteneinsicht
   2. Die Personalabteilung erhält die Anfrage und erteilt die Freigabe
   3. Vertrauliche Dokumente werden entnommen
   4. Der Antragsteller erhält eine Kopie der Akte
   5. Die Kopien werden nach einer vorgegebenen Zeit automatisch gelöscht

4. Änderungsmitteilung: Der Ablauf
   1. Ein Mitarbeiter stellt einen Änderungsantrag
   2. Das System stellt die zu ändernden Daten bereit
   3. Der Mitarbeiter nimmt die Aktualisierung vor
   4. Die Daten werden an die Personalabteilung weitergeleitet
   5. Nach Erteilung der Freigabe werden die Daten in der Personalakte automatisch geändert

Ihre Vorteile bei der Nutzung von ELO HR Personnel File

• On-/Offboarding-Prozesse einfach steuern
• Analyse und Auswertungen in Echtzeit und ohne Aufwand
• Sicherheit und Datenschutz jederzeit gewährleisten

ELO digitale Personalakte[PDF ~1.7MB]

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