Mit einfachen, übersichtlichen und effizienten Arbeitsprozessen sind Sie für den Wettbewerb bestens aufgestellt. Gestalten und konfigurieren Sie Ihre Arbeitsprozesse deshalb jetzt über eine intuitiv bedienbare grafische Oberfläche.
In jedem Unternehmen gibt es wiederkehrende Abläufe, bei denen Dokumente oder ganze Ordner und Akten weitergeleitet und an verschiedenen Stellen bearbeitet werden – ein gutes Beispiel dafür ist die Rechnungsbearbeitung vom Eingang über die Prüfung bis zur Zahlungsfreigabe.
Mit ELO Workflows optimieren Sie die digitalen Prozesse in Ihrem Unternehmen. Das ELO Workflow Management ist eine besondere Stärke der ELO Software und bereits standardmäßig in ELOenterprise und ELOprofessional enthalten.
Die beteiligten Benutzer können die aus den Workflows resultierenden Aufgaben in den funktionablen ELO Clients flexibel bearbeiten – im Office, Home Office oder unterwegs.
Der Mehrwert für Ihr Unternehmen
- Erhebliche Kosten- und Zeitersparnis durch digitale Verteilung
- Optimierung von Liege- und Transportzeiten sowie Versandkosten
- Compliance und Standardisierung von Unternehmens-Prozessen
- Mehr Skontonutzung durch kürzere Bearbeitungszeiten
- Fristüberwachung durch Eskalationsmanagement
- Zentrale Übersicht über alle Vorgänge und deren Bearbeitungsstatus
- Automatische Wiedervorlagen (z.B. im Vertragsmanagement)
Beispiele für digitale Workflows
- Vollständige Auftragsbearbeitung
- Bestellanforderung
- Urlaubsantrag
- QM-Handbuch
- Vertragsmanagement
- Projektworkflow
- Digitale Personalakte
ELO unterstützt die Prozessoptimierung mit unterschiedlichen Workflow-Arten.
Ad-hoc-Workflows für spontane Arbeitsabläufe
Diese Workflows sind durch ELO vordefiniert und werden grundsätzlich in zwei Varianten angeboten:
- Freigabe – Der Workflow wird nur abgeschlossen, wenn alle Bearbeiter die zugewiesene Aufgabe als erledigt abzeichnen.
- Kenntnisnahme – Die Teilnehmer bestätigen den Erhalt des Workflows. Die mit dem Workflow verbundenen Informationen (beispielsweise in Form eines Dokuments) gelten dann als zur Kenntnis genommen.
Standard-Workflows
Über Standard-Workflows lässt sich ein großes Spektrum an Arbeitsprozessen abbilden. Dazu werden in ELO Workflow-Vorlagen verwendet. Diese Vorlagen können Sie nach den Anforderungen des jeweiligen Prozesses individuell gestalten. Die Workflow-Vorlagen helfen, standardisierte Vorgaben für alle Beteiligten bereit zu stellen.
Erhält ein Unternehmen beispielsweise eine Rechnung, müssen bestimmte Abläufe eingehalten werden. In ELO wählt der zuständige Mitarbeiter die entsprechende Vorlage aus und startet so den passenden Workflow. Die Rechnung durchläuft die notwendigen Stationen (Knoten) des Workflows und wird, sobald die Prüfung ein positives Ergebnis liefert, freigegeben und beglichen.
Sub-Workflows
Subworkflows sind vom Aufbau her Standard-Workflows. Sie werden aus Standard-Workflows heraus gestartet, sobald ein entsprechender Workflow-Knoten erreicht wird.
Formular-Workflows
In ELO lassen sich Formulare an unterschiedlichen Stellen verwenden:
- Formular zur Bearbeitung eines Workflows
- Formular als Verschlagwortungs-Vorschau
- Formular als Ersatz für eine Verschlagwortungs-Maske
- Formular zum Erstellen von Datensätzen in ELO for Mobile Devices
Übersicht über die Workflow-Funktionalitäten
- Eigener integrierter Workflow-Server
- Formularbasierter Workflow inklusiv Editor
- Ad-hoc-Workflow spontaner Arbeitsabläufe
- Grafischer Designer zur Definition von Standard-Workflows
- Verwaltung unterschiedlicher Workflow-Vorlagen und Versionsstände
- Delegieren von Aufgaben innerhalb eines Standard-Workflows
- Visuelle Überwachung von Workflow-Abläufen
- Verwalten von laufenden und abgeschlossenen Workflows
- Transparente Protokollierung des gesamten Workflow-Prozesses
- Mehrstufiges Eskalationsmanagement bei Fristüberschreitungen
- Vertretungsregelung für den Krankheits- oder Urlaubsfall
- Anwender- und gruppenbezogene Knoten
- Beliebige Verteil- und Sammelknoten
- Indexfelder-gestützte Vergleichs- und Entscheider-Knoten
- Überwachung der maximalen Verweildauer eines Workflow-Knotens
- Integrieren von Skript-Erweiterungen am Start und am Ende eines Workflow-Knotens
- Serverseitige Automatisierung durch ELOas (Automation Services)
- Serveraktionen wie z. B. automatischer Mailversand
- Instanzbezogene lokale Variablen zusätzlich zur Verschlagwortung
- Es können Sub-Workflow-Knoten eingebunden werden
- Neben einem Formular können auch ELO Apps an einen Workflow-Knoten gebunden werden, die Historie in einem oder zu einem Workflow-Knoten wird gespeichert und ist darstellbar (wer hat wann welchen Knoten aufgerufen und welche Aktion durchgeführt)
- Bei der Funktion „Workflow weiterleiten“ stehen Indexfelder als Auswahl/zur Erfassung zur Verfügung
- In der Workflowübersicht können mehr bzw. weitere Felder ausgewählt/zur Selektion herangezogen werden
- Übernahme von Berechtigungen (Annahme von Vertretungen o. ä.) für den gesamten Workflow möglich
- Personenknoten (Konten mit Benutzerinteraktion) verfügen über eine definierbare Eskalationsfrist und können bei Fristüberschreitung Aktionen auslösen (Information, Anzeige im Bereich Mein ELO), entsprechende Folgeknoten können definiert werden
- Ad-hoc-Workflows sind besser erkennbar, ein Filtern nach Ad-hoc-Workflows in der Workflow-Übersicht ist möglich
- Knoteneinstellungen werden im Workflow-Designer strukturierter dargestellt
Übersicht über die Sub-Workflow-Funktionalitäten
- Sub-Workflows sind technische Knoten oder Mini-Workflows, die von einem Workflow-Knoten aufgerufen werden können, diesen durchlaufen und nach Abschluss wieder zum Ursprungs- oder Ausgangsknoten zurückgeführt werden.
- Einführung/Bereitstellung von Sub-Workflows, diese können in der Workflow-Übersicht ein- und ausgeblendet werden und an die bestehenden Workflow-Knoten angebunden werden (überwiegend technische Knoten für Hintergrundaktivitäten).
- Sub-Workflows können in der Anwendersicht ausgeblendet werden, da sie meist Hintergrund- oder Parallelprozesse steuern, welche für den „normalen“ Anwender keine Rolle spielen bzw. nicht relevant sind